Assistente executivo (m/f/x)

O nosso cliente é uma empresa que atua no setor de seguros e gestão de risco, focando-se especificamente na mediação e corretagem de seguros, consultoria de riscos e saúde e benefícios e encontra-se à procura de um(a) Assistente Executivo(a), para integrar a sua equipa.

Reportando ao Gestor do Reino Unido, o(a) Assistente Executivo(a) selecionado(a) prestará apoio administrativo de alto nível aos Partners da empresa.

Irá atuar como um parceiro de negócio de confiança, facilitando a tomada de decisão e a produtividade dos sócios, gerindo o tempo de ambos e representando a empresa com discrição e profissionalismo. Este cargo exige fortes capacidades organizacionais, proatividade e a capacidade de priorização.

Responsabilidades

• Gerir o ciclo de vida administrativo dos processos, antecipando necessidades, gerir agendas complexas e priorizar pedidos;
• Gestão proativa e estratégica de agenda: agendar e coordenar reuniões internas e externas, incluindo videoconferências em múltiplos fusos horários (Teams, Zoom), e propor soluções criativas para conflitos de horário;
• Gerir e priorizar a própria caixa de entrada e carga de trabalho: triagem de volumes elevados de correspondência, aplicação de priorização consistente e código de cores, encaminhamento para os Partners quando necessário e garantia de resposta atempada;
• Organizar viagens nacionais e internacionais, por vezes complexas: planear e reservar voos, hotéis e vistos; preparar itinerários detalhados, manter detalhes atualizados na agenda dos Partners e coordenar transportes terrestres e logística;
• Manter registos de horas (timesheets) e documentação de projetos precisos em base de dados interna, preparar relatórios de despesas e apoiar a aprovação de viagens e despesas de acordo com a política da empresa;
• Apoiar fluxos de trabalho de contratos, rastreio e requisitos de conformidade (compliance): recolher e carregar documentação necessária, seguir processos contratuais e colaborar com as equipas Jurídica/Comercial;
• Colaborar proativamente com parceiros transversais (Finanças, IT, RH, DTP, Manutenção) para resolver problemas operacionais e garantir o nível máximo de serviço;
• Utilizar tecnologia aprovada, incluindo ferramentas de IA disponíveis, de forma responsável para otimizar tarefas rotineiras, mantendo a confidencialidade e o controlo de qualidade;
• Apoiar eventos pontuais ou iniciativas de escritório, conforme necessário;
• Atuar como um parceiro de negócio proativo para apoiar as prioridades de desenvolvimento de negócio e clientes dos Sócios, compreender o panorama dos clientes e alinhar o apoio administrativo aos objetivos comerciais;
• Manter e atualizar listas de contatos no CRM e registos de atividade comercial, acompanhar o pipeline e atividade de vendas, garantindo que as próximas ações são registadas e seguidas.

Competências

• 12º Ano de escolaridade ou Licenciatura;
• Boa capacidade de análise;
• Foco na resolução de problemas e tomada de decisão;
• Boa capacidade de organização e gestão de multitarefas;
• Boa capacidade de comunicação;
• Experiência anterior em funções administrativas ou atendimento ao cliente;
• Fluência em inglês (obrigatória) ou outros idiomas;
• Proficiência na utilização de Microsoft Office;
• Conhecimento básico de CRM (preferencial).

Benefícios

• Oportunidade de desenvolvimento num projeto sólido;
• Horário Semanal: 40 horas;
• Modelo Trabalho: Híbrido.

A Randstad tem a missão de se tornar a empresa mais equitativa e especializada de talentos a nível mundial e, por isso, reiteramos que damos as boas-vindas a pessoas com as mais diversas capacidades e experiências. Assumimos o compromisso de garantir que o nosso processo de recrutamento e contratação satisfaça as necessidades de todas as pessoas.

Preocupamo-nos com a igualdade de oportunidades, independentemente de etnia, cor, religião, sexo, orientação sexual, identidade de género, nacionalidade, idade, informações genéticas, incapacidade ou qualquer outro estatuto de grupo protegido por lei.