French & English Office Administrator

Visão Geral da Função

Somos uma empresa nova e em crescimento, em expansão pela Europa. Os nossos principais escritórios e armazém estão localizados no Dubai e em Manchester, Inglaterra. Como parte do nosso crescimento internacional contínuo, estamos a abrir um novo escritório na Europa, reforçando a nossa presença em mercados estratégicos e melhorando o suporte aos nossos clientes e operações em diferentes regiões.

Localização do escritório:
Rua do Progresso, n.º , Lote 8
Código Postal: -
Localidade: Vila Nova de Famalicão
Distrito: Braga, Portugal

Estamos à procura de um(a) Administrador(a) de Escritório com domínio de Francês e Inglês, com fortes capacidades organizacionais, excelentes competências de comunicação e conhecimentos de ferramentas digitais e tecnologia.

O candidato ideal será responsável pelo apoio administrativo das operações diárias do escritório, garantindo uma organização eficiente, comunicação eficaz com clientes, fornecedores e equipas internas, num ambiente internacional e tecnológico.

Esta é uma função essencial de suporte numa empresa dinâmica, onde procuramos uma pessoa proativa, responsável, organizada e com capacidade de trabalhar num ambiente multicultural.

Principais Responsabilidades

• Prestar apoio administrativo às equipas de projetos de IT, gestores e técnicos.
• Gerir as operações diárias do escritório, incluindo compras de equipamentos informáticos e materiais de escritório, contacto com fornecedores e controlo de inventário.
• Organizar agendas, reuniões, compromissos e atividades da equipa através de ferramentas digitais.
• Preparar, formatar e manter documentos profissionais, propostas comerciais, contratos de serviços, relatórios e documentação administrativa.
• Organizar e atualizar arquivos digitais, documentação de clientes, licenças de software e registos de equipamentos.
• Apoiar os processos de entrada e saída de colaboradores, incluindo preparação de equipamentos e gestão de acessos.
• Apoiar tarefas administrativas relacionadas com contabilidade e finanças, incluindo gestão de encomendas, controlo de faturas e pequenas despesas.
• Comunicar profissionalmente com clientes, fornecedores e parceiros em Francês e Inglês.
• Apoiar a organização de eventos da empresa, lançamentos de produtos, webinars e sessões de formação internas.
• Realizar tarefas de receção, incluindo atendimento telefónico, gestão de correspondência e acompanhamento de visitantes.

Requisitos

• Fluência em Francês e Inglês (obrigatório).
• Excelentes capacidades de comunicação escrita e verbal.
• Forte capacidade de organização, gestão de prioridades e atenção ao detalhe.
• Bons conhecimentos do Microsoft Office, Google Workspace e ferramentas de gestão de projetos (Trello, Asana, Jira ou semelhantes).
• Facilidade em realizar tarefas tecnológicas básicas, como configuração de computadores, resolução de problemas simples e gestão de registos de equipamentos.
• Capacidade de aprender rapidamente novos sistemas e ferramentas.
• Ensino secundário obrigatório; formação superior em Administração, Gestão, Tecnologias de Informação ou áreas relacionadas será valorizada.

Perfil Preferencial

• Interesse ou experiência na área de tecnologia e ferramentas digitais.
• Experiência com equipas internacionais e contacto com clientes estrangeiros.
• Conhecimentos de terminologia IT, software e acordos de nível de serviço (SLA).
• Capacidade de lidar com informação confidencial de forma profissional e discreta.
• Espírito de iniciativa, capacidade de resolução de problemas e atitude proativa.
• Boa capacidade de adaptação a diferentes culturas e ambientes de trabalho.

Condições de Trabalho

• Função presencial num ambiente de escritório moderno e colaborativo.
• Integração numa equipa tecnológica internacional.
• Horário normal de trabalho: 09:00 – 17:00.
• Possibilidade de alguma flexibilidade durante períodos importantes de projetos, lançamentos ou eventos.

Tipo de Contrato

• Tempo inteiro.
• Contrato sem termo (efetivo).

Benefícios

• Ambiente de trabalho informal e profissional.
• Código de vestuário casual.
• Estacionamento gratuito no local.
• Oportunidade de trabalhar numa empresa internacional em crescimento.

Idiomas

Obrigatório:

• Francês – Fluente.
• Inglês – Fluente.

Valorizado:

• Português.
• Espanhol ou outros idiomas europeus.

Local de Trabalho

• Trabalho presencial.
• Vila Nova de Famalicão, Braga, Portugal.

Benefícios:

• Estacionamento gratuito

Localização do trabalho: Presencial