Du bist ein Organisationstalent, denkst immer drei Schritte voraus und möchtest die Partner eines weltweit führenden Unternehmens im Bereich Versicherungen und Risikomanagement unterstützen? Dann ist das deine Chance! Für unseren Kunden, einen globalen Marktführer in der Versicherungsvermittlung und Risiko- und Gesundheitsberatung, suchen wir einen Executive Assistant (m/w/d) am Standort Lissabon. In dieser Rolle berichtest du direkt an den UK Manager und agierst als vertrauenswürdiger Business Partner für die Unternehmenspartner. Du jonglierst komplexe Terminkalender über verschiedene Zeitzonen hinweg und sorgst für reibungslose Abläufe auf höchstem Niveau. Das sind deine Aufgaben:
- Proaktives Kalendermanagement: Strategische Planung von internen/externen Meetings und Zeitzonen-Management (Teams, Zoom). - Workflow-Optimierung: Effizientes Inbox-Management, Priorisierung von E-Mails und Nutzung moderner Tools (inkl. KI) zur Prozessoptimierung. - Reiseorganisation: Planung und Buchung von komplexen nationalen und internationalen Reisen (Flüge, Hotels, Visa, Logistik). - Schnittstellenfunktion: Enge Zusammenarbeit mit HR, Finanzen, IT und Rechtsabteilungen sowie Pflege von CRM-Datenbanken und Sales-Pipelines. - Projektunterstützung: Aufbereitung von Spesenberichten, Zeiterfassung (Timesheets) und Unterstützung bei Vertrags- und Compliance-Prozessen. Das bringst du mit:
- Ausbildung/Studium: Abgeschlossene Schulausbildung (12. Klasse) oder ein abgeschlossenes Studium. - Erfahrung: Fundierte Berufserfahrung im administrativen Bereich oder im gehobenen Kundenservice. - Sprachkenntnisse: Fließendes Englisch (obligatorisch); weitere Sprachen (wie Deutsch) sind ein großes Plus. - Tech-Skills: Sicherer Umgang mit Microsoft Office und idealerweise erste Erfahrung mit CRM-Systemen. - Soft Skills: Exzellente Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten, analytisches Denken, absolute Diskretion und eine proaktive /"Hands-on"/-Mentalität. Das wird dir geboten:
- Entwicklung: Spannende Karrierechancen in einem soliden, internationalen und zukunftssicheren Projekt. - Flexibilität: Attraktives Hybrid-Arbeitsmodell (Home Office & Office in Lissabon). - Work-Life-Balance: Geregelte 40-Stunden-Woche. - Kultur: Ein integratives, vielfältiges und chancengleiches Arbeitsumfeld, das Talente unabhängig von Herkunft, Geschlecht oder Hintergrund fördert.
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Executive Assistant (M/W/D) • Setúbal, Portugal
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