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Office Manager Assistant Lisbon Part-Time

Office Manager Assistant Lisbon Part-Time

Management SolutionsLisbon, Portuguese Republic, Portugal
Há 4 dias
Descrição do cargo

A Management Solutions é uma empresa internacional de consultoria cuja missão principal é prestar serviços de consultoria de negócio, de risco, financeira, organizacional e de processos, tanto em aspetos funcionais como na implementação de tecnologias relacionadas. Atualmente, contamos com uma equipa multidisciplinar (com perfis funcional, metodológicos, técnica e de integração de sistemas) de 4.000 profissionais .

Prestamos serviços a clientes a partir de 50 escritórios (22 na Europa, 23 nas Américas, 3 na Ásia, 1 em África e 1 na Oceânia) a partir dos quais servimos regularmente clientes que operam em mais de 50 países.

Para mais informações sobre a Management Solutions, visita :

Integrando o departamento de Meios, o principal objetivo é proporcionar apoio administrativo para toda a empresa, nomeadamente apoio à direção, gestão documental, gestão das instalações e sendo um ponto de contacto com todos os colaboradores, outros departamentos internos e com as unidades a nível internacional.

Principais responsabilidades

Administração e gestão documental :

  • Prestar apoio administrativo à direção (ex.Agenda comercial com clientes).
  • Introduzir periodicamente informações nos sistemas;

conciliar as informações de gestão e contabilísticas e apoiar o fluxo de informações para a sede.

  • Apoiar os colaboradores no processode declaração de tempo e despesas.
  • Responsabilidades administrativas gerais :

    • receção do escritório, atendimento de chamadas, receção e expedição de correio.

  • Controlar o material de escritório e o hardware.
  • Apoiar as relações com os fornecedores.
  • Garantir a gestão e arquivo de documentação interna e de contratos.
  • Apoiar a relação com os clientes.
  • Gerir o pedidos de reserva de hotéis e voos.

    • Recursos humanos :

  • Apoiar o processo de recrutamento de colaboradores :

    • relação com universidades, agendamento de entrevistas com os candidatos e atualizar as bases de dados dos recursos humanos.

  • Colaborar no processo de onboarding às novas contratações.
  • Apoiar a organização das atividades de formação.

    • Marketing :

  • Organização de reuniões e seminários relacionados com o sector financeiro.
  • Organização de eventos.
  • Apoioà execução de atividades de ação social e clube desportivo.

    • Qualificações

  • Formação superior em secretariado ou equivalente
  • Experiência anterior em secretariado, gestão de escritório e tarefas administrativas.
  • Conhecimentos linguísticos :

    • Português nativo, espanhol (muito valorizado) e inglês.

  • Fortes capacidades de comunicação verbal e escrita.
  • Capacidade para atuar com diligencia, profissionalismo e eficácia na relação com clientes, fornecedores e pessoalinterno.
  • Competências organizacionais comprovadas com grande atenção ao detalhe.
  • Atitude positiva, enérgica, entusiasta e capacidade de gerir o seu próprio tempo.
  • Capacidade comprovada de trabalhar simultaneamente em várias tarefas e de resolver problemas.
  • Fortes competências e conhecimentos especializados no Microsoft Office.

    • Como se candidatar?

    Se estiveres interessado(a) na nossa oferta,envia-nos o teu CV para este endereço eletrónico :

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    Office Manager • Lisbon, Portuguese Republic, Portugal